Het kan gelukkig weer, een evenement organiseren zonder je druk te hoeven maken over coronamaatregelen. Mensen snakken ook naar evenementen, dus er is alle reden om nu je eigen evenement te organiseren. We bespreken hoe je dat kunt aanpakken in vijf stappen.
Zelf doen of uitbesteden?
De eerste keuze die je moet maken, is of je zelf een evenement op poten wilt gaan zetten, of dat je het gaat uitbesteden aan de experts van een evenementenbureau. Het voordeel van het zelf doen, is dat je geld bespaart. Maar je moet er wel veel tijd in steken, en tijd is ook geld. Bovendien moet je aan van alles denken, terwijl een evenementenbureau je alles van het concept tot de uitvoering daarvan en de communicatie rondom je evenement uit handen kan nemen. Wellicht kun je gebruikmaken van de diensten van een gespecialiseerd evenementenbureau in Utrecht.
Concept en programma bedenken
Ga je wel zelf je evenement organiseren? Dan moet je een concept en programma bedenken voor je evenement dat interessant genoeg is voor mensen om te willen komen. Denk daarbij niet vanuit je eigen behoeftes, maar vanuit de mensen waarvan je wilt dat ze naar je evenement komen. Het moet voor hen meerwaarde bieden, zeker als ze van ver moeten komen. Uiteraard zet je ook lijntjes en voorbereidingen uit om ervoor te zorgen dat je jouw gewenste programma ook daadwerkelijk kunt waarmaken.
Waar moet het plaatsvinden?
Voordat je een daadwerkelijke evenementlocatie kiest, is het belangrijk om goed na te denken in welke regio je het evenement wilt organiseren. Denk daarbij aan waar je doelgroep vandaan moet komen. De locatie moet goed bereikbaar zijn, bij voorkeur ook met het openbaar vervoer, en niet een te lange reistijd opleveren. Nu ligt het Land van Altena van zichzelf al redelijk centraal in Nederland, dus kan dit een geschikte regio zijn om een evenement te organiseren met gasten uit het hele land.
Evenementlocatie kiezen
Als je weet waar je je evenement ongeveer wilt organiseren, kun je op zoek gaan naar een daadwerkelijke evenementlocatie in dit gebied. Belangrijk is ten eerste dat de technische mogelijkheden die benodigd zijn voor je evenement ook op de locatie aanwezig zijn. Daarnaast is natuurlijk de uitstraling en setting een factor om te overwegen, omdat deze idealiter iets positiefs toevoegen aan je evenement. Kijk ook goed naar de capaciteit van de locatie en het aantal gasten dat je verwacht. Een te kleine evenementlocatie maakt het evenement oncomfortabel voor bezoekers en laat het gevoel achter dat het niet goed georganiseerd is. Een te grote evenementlocatie die je niet gevuld krijgt doet het lijken alsof je er minder mensen zijn gekomen dan verwacht en het evenement dus geen succes is. Ook dat wil je natuurlijk vermijden.
Communicatie
Last but not least is het natuurlijk van levensbelang om goede communicatie op te starten over je evenement zo gauw je het moment, de locatie en het programma vastgelegd hebt. Je wilt immers wel dat je doelgroep op de hoogte is van je evenement. Gaat het om een evenement met genodigden, dan is het een kwestie van uitnodigingen opsturen en mensen herinneren aan het feit dat het evenement dichterbij komt. Wil je een onbestemd publiek trekken, dan is een grotere marketingcampagne nodig. Het is wijs om daar de hulp van professionals bij in te schakelen, want dit speelt een cruciale rol in het succes van je evenement.
Er zit veel werk in het organiseren van een evenement, maar als je een succesvol evenement weet te organiseren is het al die inspanning zeker waard. Pak je het verkeerd aan, dan kan het resultaat behoorlijk tegenvallen. Het is dus zeker niet verkeerd om de hulp van experts in te schakelen.
