Nu het aantal bedrijven in Nederland blijft groeien en er een groot aantal organisaties is dat aan uitbreiding toe is, zien we dat het aantal bedrijfsverhuizingen ook in de lift zit. Uit onderzoek blijkt dat er jaarlijks ongeveer 18.000 bedrijven in ons land verhuizen. Zo’n bedrijfsverhuizing is in veel gevallen een uitdagende onderneming.
Er komen altijd allerlei logistieke complexiteiten kijken bij een verhuizing, terwijl je de dagelijkse bedrijfsvoering gewoon het liefst gewoon door wil laten gaan. Of het nu gaat om het verhuizen naar een grotere ruimte of het uitbreiden naar meerdere locaties; een goede voorbereiding zorgt over het algemeen voor een efficiënte bedrijfsverhuizing. Daarom geven we je in dit artikel enkele tips waarmee je direct aan de slag kunt gaan.
1. Opslagcontainer kopen of huren voor verhuizing
Een opslagcontainer kopen of huren is bij de meeste bedrijven een waardevolle toevoeging bij een bedrijfsverhuizing en de algehele bedrijfsvoering. Dit soort containers zijn ideaal om zakelijke spullen tijdelijk in op te slaan tijdens een verhuizing. Ook kun je er seizoensgebonden spullen, archieven en voorraadoverschotten in bewaren, waardoor een opslagcontainer ook na de verhuizing nog van pas komt. Daarbij zijn dit soort ruimtes stevig en veilig en daarom ideaal om je zakelijke eigendommen op een beveiligde manier in te bewaren.
2. Stel een verhuiscoördinator aan bij bedrijfsverhuizing
Wat daarnaast goed is om te hebben, is een verhuiscoördinator binnen je bedrijf. Stel zo iemand aan voordat de verhuizing van start gaat; deze persoon zal fungeren als een aanspreekpunt voor alle zaken die met de verhuizing te maken hebben. Daarbij zorgt een dergelijke coördinator ervoor dat alles volgens plan verloopt en dat diverse zaken rondom de verhuizing worden geregeld, zoals een opslagcontainer kopen of een verhuisbedrijf inhuren.
3. Begin op tijd met inpakken en maak duidelijke inventaris
De verhuizing zelf verloopt altijd sneller wanneer je op tijd begint met het inventariseren van alle spullen en het inpakken ervan. Maak een duidelijke inventaris van alle apparatuur, meubels en benodigdheden die moeten worden verhuisd. Op basis daarvan kun je gemakkelijker inschatten welke verpakkingsmaterialen je zoal nodig hebt en hoe alle spullen vervoerd moeten worden. Met deze informatie kun je beter inschatten wat voor soort transport je moet inschakelen.
4. Schakel professionele verhuizers in voor zakelijke verhuizing
De meeste organisaties willen het liefst doorgaan met het dagelijkse werk; ook op de dag van de verhuizing. Om dit zoveel mogelijk te kunnen doen, is het daarom aan te raden om een professioneel verhuisbedrijf in te schakelen. Ga het liefst voor een bedrijf dat gespecialiseerd is in zakelijke verhuizingen, zodat je zeker weet dat zo’n dag (of dagen – afhankelijk van de grootte van je bedrijf) soepel verloopt. Professionele verhuizers beschikken daarbij over de juiste apparatuur en expertise om de verhuizing efficiënt uit te voeren.
5. Zorg ook voor een soepele overgang van IT-infrastructuur
Naast het verhuizen van de fysieke spullen is het een must om de IT-infrastructuur op een veilige en goede manier naar de andere locatie te verhuizen. Dat is iets waar veel ondernemers niet meteen aan denken bij een bedrijfsverhuizing. Zorg ervoor dat alle computers, servers en overige apparatuur worden gedocumenteerd en op de juiste manier worden afgekoppeld. Ook moeten ze op de nieuwe locatie op tijd weer operationeel zijn, zodat men weer snel kan beginnen met werken.
6. Zet iemand neer op beide locaties bij verhuizing
Een andere tip om de verhuizing van je bedrijf zo soepel mogelijk te laten verlopen, is om minstens één persoon per locatie neer te zetten. Dat is met name het geval wanneer je een verhuisbedrijf inhuurt, zodat diegene aanwijzingen kan geven wat waar neergezet moet worden. Dat scheelt je uiteindelijk veel tijd (en gesjouw) omdat alles al op de juiste plaats staat. Daarmee verloopt de algehele bedrijfsverhuizing veel sneller en ben je sneller klaar wanneer alles over is.
7. Nieuwe werkplek inrichten: doe dat op tijd
Wat belangrijk is, is om de werkplekken van jezelf en je personeel als eerste in te richten na de verhuizing. Dat doe je zodat iedereen op tijd weer kan beginnen met het oppakken van werk en er dus zo min mogelijk tijd verloren gaat. Bereid de nieuwe werkplek daarom voor voordat het personeel arriveert en zorg ervoor dat alle werkstations al zijn opgezet en dat de IT-systemen het doen. Dit draagt niet alleen bij aan een vlotte en efficiënte bedrijfsverhuizing, maar ook aan de algemene productiviteit van je bedrijf op de nieuwe locatie.
Kortom: een opslagcontainer kopen of huren is een echte aanrader bij een bedrijfsverhuizing, evenals het inhuren van een professioneel verhuisbedrijf en het soepel overbrengen van de IT-infrastructuur. Daarmee zorg je ervoor dat de verhuizing snel verloopt en dat je weer snel aan de slag kunt gaan na de verhuizing.
